In diesem Blogbeitrag zum jüngsten Zwie[bel]gespräch geht es um die sogenannten Opportunitätskosten im Sinn „leerer Kilometer“, die wir oft unbemerkt innerhalb einer Organisation zurücklegen. Wie wir sie erkennen und so rasch wie nur möglich vermeiden können, darum geht es in dieser Podcast-Nachlese
Kommt Ihnen das bekannt vor? Ein spannendes Projekt steht an, das Team ist hochmotiviert und legt sofort nach dem Startschuss los! Obwohl alle Beteiligten gleich zu Beginn hochtourig daran arbeiten, verläuft das Projekt nach einer Weile „im Sand“ und die ganze Mühe war vergeblich.
Wenn Projekte Kosten, Zeit und Energie fressen und die Arbeit daran in der sprichwörtlichen Leere endet, dann wurden „leere Kilometer“ zurückgelegt, die der gesamten Organisation teuer zu stehen kommen. Aus unserer Praxis wissen wir, dass dieser „umsonst“ produzierte Mehraufwand oft folgende Ursachen haben kann:
Mangelhafte Auftragsklärung
Erfahrungsgemäß überwiegt in der Auftragsklärung oft der (Wettbewerbs-)Druck, so schnell wir nur möglich starten zu müssen. Anstelle klärender und nachhaltig kostensparender Detailbesprechungen beginnen die Mitarbeiter*innen mit ihrer Arbeit und „wissen eh, was zu tun ist“. Manchmal werden Projekte aber auch mehreren Abteilungen gleichzeitig gegeben, „um sie ausprobieren zu lassen“. Die sogenannten „Doppelgleisigkeiten“ führen aber auch rasch zum Vertrauensverlust der Mitarbeiter*innen in die Unternehmensleitung.
Überlastete Führungskräfte haben keine Zeit für effektive Führungsarbeit
Führungskräfte, die oft und gerne selbst operativ arbeiten, laufen Gefahr der persönlichen Überlastung. Dabei handelt es sich um kostbare Zeit, die ihnen in ihrer Führungsarbeit fehlt! Aber nicht nur das: Parallel kommt es in solchen Fällen meist zu einer Eigendynamik im Team, die von allen Beteiligten zwar gut gemeint ist, sich unterm Strich jedoch als ineffektiv herausstellt. Bei dem Versuch der Führungskraft, dies rückgängig zu machen, macht sich erst recht wieder Frust breit: Eine Negativspirale folgt!
„Zu viele Bälle in der Luft“ verhindern die Sicht auf das Ganze
Oft jagt eine Besprechung die nächste und mit ihnen häufen sich auch die „mitgebrachten“ Aufgaben. Im Nu bleiben gewisse Themen unabgestimmt oder es kommt zu Missverständnissen und „Doppelgleisigkeiten“ in der Auftragsabwicklung. Für die Führungskraft und ihre Mitarbeiter*innen gestaltet es sich dann meistens schwierig, den Überblick zu behalten. Nur wer sich in solchen Fällen gut und allen Beteiligten erklärend abzugrenzen weiß, wird klar arbeiten können.
Der Auftrag wird nicht weiter- bzw. fertiggedacht
Welche waren die letzten und welche sind die nächsten Schritte? Und welche dann die übernächsten? Die Praxis hat uns gezeigt, dass sich das Reflektieren vergangener und nächster Projektschritte auszahlt. Dafür ist es aber auch erforderlich, den Mut und die Ehrlichkeit aufzubringen und sich einzugestehen, wenn etwas nicht planmäßig läuft.
Mehrere in der Organisation haben die Verantwortung
Unsicherheit, Demotivation und Konflikte sind meist vorprogrammiert, wenn die Erwartungen an ein Projekt unterschiedlich sind, weil sie gleich von mehreren Verantwortungsinhaber*innen kommen. Leidtragende sind diejenigen, die alle diese Erwartungen und Vorgaben „unter einen Hut bringen“ möchten und dafür sehr viel Zeit und Energie aufbringen müssen, um das schier Unmögliche möglich zu machen.
„Leere Kilometer“ gehen auf Kosten aller Beteiligten innerhalb einer Organisation!
Es ist kein Geheimnis, dass die negativen Auswirkungen jedes der oben angeführten Beispiele enorm sind. Während wir als Einzelpersonen persönlich mit Verunsicherung, Demotivation, Enttäuschung oder gar Frust reagieren, „spürt“ sie die Organisation in Form versteckter Kosten (= Opportunitätskosten), die durch Fehler, Verzögerungen oder Qualitätsabfälle entstanden sind. Von den enttäuschten Kundenerwartungen und/oder den hohen Onboarding-Kosten neuer Mitarbeiter*innen ganz zu schweigen.
Ein ehrlicher, mutiger & offener Umgang mit sich selbst & mit dem Team
Als Führungskraft können wir versuchen, möglichst früh damit zu beginnen, uns darüber bewusst zu sein, wo die einzelnen Schritte, Verantwortungen, Rollen, Aufgaben, etc. liegen.
Die Dinge ansprechen, die nicht klar sind, und sich nicht scheuen, sie immer und immer wieder anzusprechen, auch wenn wir dabei Gefahr laufen, dass wir damit „lästig“ sind.
Gute Vereinbarungen treffen und sie auch halten. Nicht allen kann man´s recht machen. Abgrenzungen sind Hinwendungen zu einem selbst!
Aus den Lessons Learned lernen und sich fragen, was man vielleicht anders machen könnte.
Lieber einmal mehr in die Entschleunigung gehen und sich nicht von dem Effekt der schnellen Lösung mitreißen lassen.
Vergangenes reflektieren und über die zukünftige Weiterentwicklung nachdenken!
Eigene Zeitfenster für diese qualitativen Arbeiten einplanen und sie mit ähnlicher Priorität wie bspw. Kundentermine handhaben, da sie eine Investition in das zukünftige Gelingen und somit auch in den Erfolg der Organisation darstellen.
Wiederkehrende Bildabgleiche anstreben und dabei die eigene Sicht mit der der anderen zu vergleichen. Haben wir alle ein gemeinsames Bild von diesem Auftrag? Immer und immer wieder… ehrlich, mutig & offen!
Diese Nachlese ist eine stark verkürzte Version des Zwie[bel]gespräches zum Thema „Opportunitätskosten“. Hören Sie rein! Und hier geht´s zu unserer Newsletter-Anmeldung.
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Grafik: Florian Taker